如何制作清单:节省时间的终极工具(附例子)

如何制作清单

学习清单是如何拯救生命的

不相信我吗?

1935年10月30日,美国陆军在俄亥俄州为飞机制造商举行了一次飞行比赛。其目的是制造“下一代远程轰炸机”,波音299型最终胜出。波音的飞机速度更快,能够携带5倍于要求数量的炸弹,也更复杂。

它甚至有一个很酷的绰号:“飞行堡垒”。

由Ployer P.Hill少校领导的经验丰富的机组人员负责第一次试飞。

不幸的是,飞机一起飞就爆炸了并在过程中杀死了五名船员中的两名。

坠机原因?

船员忘记释放一个锁定机制

尽管事故是人为失误造成的,但调查人员无法将事故归咎于机组人员。要记住安全飞行的所有步骤实在太难了。

为了避免更多伤亡,调查人员找到了一个简单而有效的解决方案:

一个飞行检查表

这份清单简单明了。

在清单广泛使用后,299型在接下来的180万英里内没有再发生任何事故。

真相如下:

“你的大脑是用来产生想法的,而不是用来保持想法的。——大卫·艾伦

你的记忆是不可靠的

在你的日常生活中依赖你的记忆就像依赖一台有故障的电脑,它最终会故障。

你会更容易犯错,这会降低你的效率。

学习清单如何帮助你不再犯错误

为什么清单是救命稻草?

检查清单是用于执行重复活动的快速而简单的工具。他们确保你在执行任务时不要忘记步骤。

复杂问题的简单解决方案。

换句话说,就是清单减少错误通过弥补人类记忆和交流的局限性。

例如:

如果这个过程涉及到多人按顺序工作,你可以通过制作清单来节省很多麻烦。团队将清楚地知道要做什么以及已经做了什么。你不会浪费时间交流项目的状态,犯更少的错误。

此外,清单可以将工作组织成一个整洁的标准操作程序(SOP)。

在减少错误的同时,清单还可以节省你的时间。

这里有一个个人的例子:

我创建的视频YouTube。刚开始的时候,我只做每一步:录音、编辑、发布。

我的过程很笨拙,要花很长时间才能完成一个视频。当我完成时,视频中出现了一些愚蠢的错误,因为我忘记了一个简单的步骤。

但后来我意识到:

这个过程是重复的,它总是包含相同的任务。

而不是依靠我的记忆,我写下了所有的步骤,并创建了一个清单为我发布的每一个视频

这确保了我不会跳过任何步骤:例如,我的所有视频都将有一个缩略图和一个漂亮的描述。

如何制作清单

我只是在完成任务时勾选每个选项。这是非常令人满意的,最后,我知道我不会错过任何东西。

虽然我非常热衷于清单,但我发现它们并不是在所有情况下都有效。

什么时候应该使用清单?

简短的回答是:比你想象的要频繁。

你已经在不经意间使用清单了。

例如:

你怎样离开家而不忘记任何东西?

当你外出时,你使用一个非常简单的清单列出你需要的所有东西。每次你离开那所房子的时候,你都会在脑子里想一遍这个清单。

如果你像我一样,如果你不这样做,你就会忘记一些事情。

这是你每天使用的一个简单的清单。

一般来说,无论任务是什么,你都应该查看使用清单:

  • 可重复的
  • 很容易被遗忘。要么是因为它们太复杂,要么是因为它们太简单

在前面的例子中,您使用“我要出去”清单,并不是因为选择5个项目很困难。相反,你使用它是因为它是一个你不想去想的无聊任务。

步骤越简单,你就越容易走神犯错。

当你做一项复杂的任务时,情况正好相反。当有很多移动的片段时,你不可能记住所有你需要做的事情。在这种情况下,清单可以帮助你在不依赖记忆的情况下完成整个过程。这样,你犯的错误会更少。

所以下次你在做一个项目的时候,问问你自己“这个项目中有什么重复的任务需要我再做一遍吗?”

根据清单,你可以提高工作效率,减少错误。

但并不是所有的清单都是平等的。

好的清单和坏的清单

就像任何事情一样,清单也有好坏之分。

好的检查清单不会包含每一个微小的细节,因为它们不能取代执行行动的人。它们是每一个关键步骤的提醒。

一般来说,好清单是:

  • 精确的
  • 非常高效。
  • 重要的是
  • 易于使用的
  • 简单(足够的)

另一方面,坏的清单是:

  • 模糊的
  • 不精确的
  • 不切实际的
  • 太复杂无法使用

这些清单会破坏你的工作效率,反而会有所帮助。你会花更多的时间去研究如何使用它们,而不是实际工作。

糟糕的检查列表过度解释,就好像用户没有任何知识一样,这使得它更难以使用。

除此之外,你还得小心不要把清单用作

  1. “要做事情清单”

通常情况下,待办事项清单被伪装成糟糕的清单。

例如:

如何制作清单-糟糕的清单

这不是一个清单。这是一个带有复选框的待办事项列表。

核对表将任务分解为你要遵循的步骤。并不是每个带有复选框的列表都是清单。

  1. 日计划

用清单来安排你的一天是很常见的。你把所有你需要做的事情都列在一张清单上,一项一项地做。

这个问题?

清单有一个很大的缺陷:它们没有时间限制.这将导致低效的时间管理。

相反,你应该开始这样做计划你的一天通过使用时间阻止.与其把每天的任务列成清单,不如把它们列在日历上。这样你就能更好地了解自己是如何利用时间的。

如何一步步制作清单(附举例)

步骤1:确定哪些关键活动本质上是重复的

您希望为系统任务创建检查列表。活动,如:

  • 与潜在客户的会面
  • 编辑视频
  • 旅行行装

以我为例,在发布了3或4个视频后,我意识到自己经常忘记创建缩略图。这是我需要的东西,但只有当我按下发布按钮时才想起。

我想这让我感到害怕,因为它现在绝对是我清单上的第一项。

第二步:观察并写下你的过程

观察,你可以电影自己工作.它会提供很多关于您的过程的信息(而且它也会很有趣)。

把你记得的过程从头到尾写下来.假设你正在为一个对工作一无所知的人创建一个工作流程,那么它就会越简单越好。这将迫使你思考每个活动需要完成的所有步骤

这样,任何人都可以遵循和应用您的清单。

要做到这一点,为你的清单选择一种格式:文本或视频(或两者都有)。

如果选择文本,则可以在整个清单中包含图像。它使解释更容易,也能在阅读时得到更好的理解。

例如:

我使用concept来为我创建的每个清单编写过程。

如何制作清单-写下你的过程

在详细描述了流程之后,是时候回顾和调整了。

第三步:检查初稿

完善你的过程。

如有需要,检查和更新你的清单:

  • 消除.删除不必要的信息。流程应该尽可能简单
  • 添加细节.有些步骤可能需要更详尽的描述
  • 简化.清单应该简单易懂
  • 重新排序.如果这样更有意义的话,就重新调整一下

步骤4:测试脚本

测试您创建的工作流。

在现实世界中测试你的清单是一个基本的步骤,不管你写的多么仔细。

重要的是你只执行你写下的内容.这样你就能知道你的工作流程中是否有空白。

做笔记并修改剧本这样你就可以在以后完成它。

一直测试它,直到它一直工作。

步骤5:将你的过程传授给他人

一旦它准备好了,您就可以只使用您创建的工作流将任务委派给其他人。询问他们的反馈,这样你就可以进一步完善你的清单。

你的清单准备好了!

为了确保你已经创建了一个完美的清单,确保你遵循这些规则,在Atul Gawande的清单宣言

  • 精确的.好的清单清晰明了,切中要害
  • 短的和实用的.有太多步骤的清单会让人困惑。最好是5到9件
  • 简单而准确的措辞。使用专业语言
  • 看起来干净.它应该没有杂乱和五颜六色的文字
  • 为最关键的步骤提供提醒.清单不是一个操作指南,而只是一个提醒

如何使用清单?

你可以选择2 .清单使用方法

  • 坚定了。根据记忆和经验执行任务,然后停下来阅读和确认清单
  • Read-Do。在执行任务的同时检查清单

“做-确认”检查列表在简单的任务中更有效,你可以使用检查列表来避免忘记任何项目。

例如:

更新有经验的简单数据库。在这种情况下,您应该检查所有的过程,并不时检查是否没有跳过任何步骤。清单是防止错误发生的保障。

对于任务更复杂的其余活动,应该使用Read-Do方法。有一个循序渐进的清单可以节省你记忆所有必要步骤的时间。

就是这么回事。申请起来再简单不过了。

你有条理的新生活

使用清单可以改善你的工作,提高你的工作效率。不再浪费时间试着记着下一步该做什么。

开始使用清单,你会有这些额外的副作用:

  • 组织。确保你没有跳过任何步骤,你会更有条理。你不必总是回去检查是否有东西“落在裂缝中”。
  • 责任和义务.当出现错误时,您能够精确地指出错误发生的时间和地点
  • 避免干扰.如果你只做清单上的任务,你将被迫避免分心
  • 动机。清单很强大,因为它们促使我们采取行动
  • 纪律和一致性.检查清单总是确保流程以正确的方式完成。如果出错了,你很容易就能发现
  • 生产力这并不奇怪。如果你完成任务的速度更快、效率更高、错误更少,你就会有更多的时间来完成其他任务
  • 代表团。委派任务将会变得非常容易。有了指导,犯错的余地就小了,你会感觉更自信

你所要记住的就是使用清单,这样你就不会再忘记任何东西了。

每日计划:你生产力之旅的下一步

清单是提高工作效率的好方法。它们使用简单,可以应用于许多任务。

但就像我说的,你不应该用它们来做日常计划

这是因为清单并不能提供你所需要的时间结构执行优化。

在确定了清单之后,将你的效率提高到下一个水平养成为每一天做准备的习惯提前。

在我的深入指南上如何计划你的一天,我列出了计划你的一天的3个步骤:

  1. 准备你的媒介。在你的笔记本或文本文件上写一个日期,把你的一天分成1小时的时间块
  2. 把任务分配到一天的每一分钟。确保你每天的每一个小时都有活动
  3. 给你的积木添加注释。你拥有的上下文越多,你在区块间浪费的时间就越少

通过在前一天晚上制定你的每日计划,你可以确保你总是知道你应该做什么。你会在无效率的工作和切换任务上浪费更少的时间。

最好的部分是什么?

每天只需投入5分钟,你就能得到一切。

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