23个提高电子邮件效率的好方法

电子邮件的生产力

在知识经济时代,提高电子邮件的效率对任何员工来说都是一项关键技能。

一个最近的研究据报道,我们每天花在电子邮件上的时间超过5小时。花在电子邮件上的时间也会增加可能继续上升

因此,我们必须学会如何更高效地处理电子邮件,以便更快地完成工作。它是关于更聪明地工作,而不是更努力

电子邮件已经从一种异步的交流方式转变为一种“永远在线”的技术。

这就是为什么你需要计划的攻击说到电子邮件。如何提高收发邮件的效率?更快地处理电子邮件,腾出时间专注于收件箱之外的工作和项目。

这是事实:

花一天的时间阅读和回复邮件感觉喜欢工作。

但电子邮件只是达到目的的一种手段。它是完成项目、解决瓶颈、安排会议的工具。这不是目的本身。有一个区别。

以下是如何更高效地处理邮件的方法……

邮件效率:专注和过程

为了更高效地使用电子邮件,你需要掌握两个难题:

  1. 创建一个注意常规这适合你和你的需求
  2. 开发一个系统处理您的收件箱

在第一部分,你重新设计你与电子邮件的关系。

老实说:

到目前为止,你处理电子邮件的方式并不适合你。我怎么知道?你读这篇文章。这意味着你已经准备好改变了。

第二部分是关于创建一个更好的邮件体验完全。这意味着要开发一个系统来处理你的收件箱,加快你的电子邮件写作速度。

下面你会发现23个写邮件的技巧,它们会让你从一个邮件奴隶变成一个邮件效率超级巨星。

邮件正念:重新设计你与邮件的关系

每天都有数百封新邮件,你需要保护自己不被压垮。

一些简单的规则可以让你在处理电子邮件时更加用心。

1.工作先于电子邮件

当你到达办公室时,克制住查看电子邮件的冲动。

以下是现实情况:

电子邮件是其他人优先考虑的是生活

这是别人的待办事项清单。

相反,做你最重要的工作。不要用电子邮件作为借口来拖延你应该做的事情。

打开邮件之前,一大块深入的工作会分散你的注意力和动力。你开始感到压力大,无法完成实际的工作。

早晨的头几个小时通常是最有效率的。你充满了能量、专注和动力。

用它们来产生真正的工作。

不要把你的黄金时间浪费在无关紧要的邮件上。

2.每天只查看2次邮件

一个提高电子邮件效率的好方法是将查收邮件的次数减少到每天2-3次。

在日历上安排特定的时间来处理邮件。把查收邮件当作你处理其他任务一样:待办事项。

电子邮件生产力时间表

你的积木的最佳时间是什么时候?

上午晚些时候比较合适。你已经完成了一些重要的任务,并准备帮助别人。

把另一个街区留到晚上。这将确保在离开办公室之前不会遗漏任何东西。

有一个结束时间对于每个邮件块。一个番茄钟周期(25分钟)处理邮件绰绰有余。

之后你就不允许查收邮件了(别担心,它们明天还会出现在你的收件箱里)。

3.早上第一件事不是电子邮件

相反,把一天的第一个小时花在你的早上例行

说到电子邮件,无知是福.如果你不知道发生了什么,它就不会伤害你。

不能错过你不知道的东西吗

4.不要在晚上查看电子邮件

半夜查看邮件对你有害。

首先,光线会扰乱你的睡眠周期。你可能会发现一封看起来可怕或紧急的邮件,然后很难再入睡。

这是不必要的,也是可以避免的。

设定这个规则,你就不会再遇到这个问题了。

5.关闭电子邮件通知

邮件通知

当你收到电子邮件通知时,你被迫停止正在做的事情。每一次的中断都会影响你的工作效率。

为什么?

因为被打断后,你需要23分钟才能重新集中注意力(研究).

让我来问你:

你是否每次收到通知都会打开电子邮件?还是忽略了大部分?

如果你不打算马上检查邮件,为什么你需要丁字呢?禁用您的通知。

不要说服自己,通知可以让你跟踪事情。每一个都扰乱了你的(即使你不采取行动)。

心流是一种深度沉浸在任务中的状态(被称为“进入状态”)。一个研究表明处于心流状态的人生产率提高五倍

但心流是一种难以达到的状态。我们已经对通知形成了一种近乎巴甫洛夫的反应。这让我们对它们反应过度。

即使一个简单的任务切换不会浪费你很多时间,但它会产生复合效应。一天中切换任务会让你的工作效率降低40%。研究).

6.为特殊的人破例

以下是之前邮件效率规则的唯一例外:

不是所有的邮件都是一样的。如果你知道不回复某人会伤害到你或你的工作,你应该这么做。

所以要随时通知你的贵宾。

你的老板、家人或重要客户可能需要快速回复。

7.每次会议结束后关闭电子邮件

在后台打开电子邮件客户端会分散你的注意力。

也许你认为这不会影响你的工作。但你的大脑知道它的存在,并花费精力监控它。

让你的电子邮件少一些可用性。

关闭选项卡,禁用通知,甚至删除手机上的应用程序。

8.用自动回复器设置期望

长期可持续的电子邮件生产力是关于选择性的无知

让别人知道你不常查看邮件了变得更有效率

训练别人尊重你的工作效率。您可以通过设置一个自动响应器指示来实现这一点你多久回复一次邮件

这里有一个例子4个小时的工作时间蒂姆·费里斯:

“由于工作量大,我目前每天在东部时间中午12点(或您所在的时区)和东部时间下午4点检查和回复邮件两次。

如果您需要紧急援助(请确保是紧急的),不能等到中午12点或下午4点,请通过电话555-555-5555与我联系。

感谢您理解这一举动,以提高效率和效果。更好地为您服务,有助于我完成更多的工作。”

这是你可以复制的另一个例子:

“谢谢你的邮件!由于我目前的工作量,我只在上午11点和下午4点查收邮件。如果您有任何需要,请立即打我的手机,这样我就可以和您解决这个重要的问题。谢谢大家,祝你们今天愉快!”

9.说不(不要感到内疚)

你可以礼貌地拒绝一个请求,然后继续工作而不感到内疚。当有人向你提出要求时,你可能很难记住这个选项。

说“不”本身就是一种技巧。我们开始时经验有限,但随着时间的推移,我们可以做得更好。

这里有4种说“不”的有效方法本质主义格雷格·麦基翁):

  • 柔和的“不”(或“不但是”)解释说你现在正专注于其他事情,但一旦你完成了这些事情,你很想和他们在一起
  • “让我看看我的日程表,然后给你答复。”这将给你时间停下来,评估你的优先事项。重新掌控你自己的决定,不要总是马上说“是”
  • 说:“是的。我应该把什么事情放在次要位置?”提醒你的上级,如果你说“是”,你会忽略什么,并迫使他们处理取舍
  • “我做不到,但X可能会感兴趣。”我们很容易认为我们的帮助是独一无二的无价之宝。但是人们通常不关心我们是否是帮助他们的人——只要他们得到帮助

10.变得难以触及

让自己更少被人关注。如果你不想不知所措,那就限制别人对你的接触。

这意味着尽可能不同步地生活而且很少有同事的打扰。

如果你解释这样做的原因,人们可能会理解。

例如:

你会释放你的收件箱如果你不要分享你的电子邮件马上。

少收邮件会让你有更多时间做其他事情。

电子邮件处理:创造更好的收件箱体验

电子邮件效率之旅的另一个难题是什么?学习如何更好地处理你的收件箱,加快你的电子邮件写作。

下面的规则将使任何人从电子邮件新手变成电子邮件高手。

11.把你的Gmail变成GTD Gmail

我的Gmail看起来是这样的:

电子邮件生产力GTD gmail

我喜欢这个框架,因为它可以让你:

  • 收件箱零:左侧,管理方便,清理快速
  • GTD Gmail:你的待办事项和推荐信放在右边,帮助你完成任务
  • 第一个盒子里的待办事项:所有我需要采取行动的项目都在最上面。这使得它更容易抓住他们和使用我的有效的待办事项列表格式
  • 在第二个方框内注明:这些是我需要定期检查的项目,一天多次;当我不再需要它们的时候,我就把它们拿掉
  • 0插件:您可以只使用标准的Gmail特性来构建这个框架

使用这个效率系统,您的Gmail将同时作为收件箱和任务管理器。

你可以保存所有需要处理的对话——一个回复,一个提醒,或者一个任务——同时仍然保持收件箱为零。

想复制我的框架?如何在我的GTD Gmail篇文章。

12.使用工作流更快地处理电子邮件

拥有一个处理电子邮件的工作流程可以帮助你做出决定。这意味着要有条理地保持收件箱的整洁。

从“把事情做好,把你收到的每一封邮件都想成:

  • 你需要采取行动
  • 跟踪
  • 指的是后
电子邮件生产力工作流

只有3种可能的操作类型可以简化批量处理电子邮件。少即是多

例如:

你从老板那里收到一封关于你正在参与的最新项目的电子邮件。这是个"采取行动的邮件类型。

你迅速给团队的另一名成员发了一条消息,让他安排一次会议,讨论接下来的步骤。这是一个“跟踪的邮件类型。

然后你写一些与会议讨论相关的想法,并给自己发邮件。在本周晚些时候的会议上,你会需要这些笔记。指的是后的邮件类型。

13.联系一次

你应该只接触电子邮件(以及其他与任务相关的项目)一次。你可能从把事情做好方法。

每次你开始一段对话马上决定怎么处理它

不要推迟,不要再回来了。你触摸一次,然后继续前进

回复邮件后直接存档。这个工作流程可以帮助您做出决定并快速到达Inbox Zero。

当你知道你不能马上处理邮件时,不要打开它。

你可能会想“我以后会处理这件事的”然后继续另一项任务。但这样你就创造了一个循环。你推迟你的行动只是为了以后再回来做它,用更多的时间和精力来决定怎么做。

每次你不得不重新评估和重新考虑如何处理一封电子邮件时,你都是在浪费时间。经过很长一段时间,这个时间会累积起来。

这里的规则:

马上决定怎么处理它。

您可以:

  • 开放和回应
  • 转发给合适的人
  • 立即在待办事项清单上写下必要的任务

不要因为好奇而打开邮件。如果你碰到它,就采取行动。

14.使用2分钟规则

两分钟原则帮助你从待办事项列表中摆脱大量不重要的事情。通过这样做,你可以把时间集中在完成最重要的任务上。

它能神奇地停止拖延在其踪迹。

方法如下:

如果一封邮件需要不到两分钟的时间来处理,马上行动.不要把它添加到你的待办事项列表中,让它堆积起来。

通过这样做,你会更有效率,并保持你的收件箱干净。

15.考虑不回复

当收到邮件时,默认不回复。

当然也有明显的例外。

但如果不回复,你就减少了处理收件箱和收到的电子邮件的时间。

16.获得更少的电子邮件

您现在已经设计了一个接收电子邮件的工作流和一个提高电子邮件效率的系统。所以是时候减少你收到的邮件数量了。

原因如下:

工作流+系统+更少的电子邮件=更多的时间深入的工作

这里有3种方法可以让你少收邮件:

  • 取消订阅:从任何你不需要的东西-时事通讯,群组,邮件列表和通知。你一下子就把收到的邮件量减少了80%
  • 少发电子邮件:要少收邮件,就少发邮件。你发的邮件越多,收到的邮件也就越多。不是每一封邮件都需要回复
  • 不要马上回复:如果人们没有得到回复,许多“紧急”邮件往往会自行解决

17.使用文件夹

使用文件夹,你可以过滤你需要对每封邮件采取的不同行动:

  • 需要积极努力
  • 从你的贵宾
  • 存档

你的收件箱应该只有你需要处理的邮件.它不应该是一个你无限存储邮件的地方。当你读完或回复邮件后,把邮件存档。

文件夹还可以帮助你在打开邮件之前对邮件进行分类。

最简单的就是有一个“操作”文件夹和一个“完成”文件夹。这让你知道什么需要做,什么你不需要再担心了。

根据你自己的喜好创建一个系统,使用最适合你和你的工作的文件夹。

18.存档,不要删除

将电子邮件归档是比删除它们更好的选择。

需要找一份文件或一段重要的对话?使用搜索。你永远不知道什么时候你可能会需要很久以前的东西。

19.创建普通邮件模板

有时候,你会觉得不可能回复收件箱里的所有邮件。

让科技为你做一些工作。通过使用电子邮件模板,你不会发现自己一遍又一遍地写相同的电子邮件。

模板帮助您节省时间,并允许您回复更多的电子邮件。

要学习如何在Gmail上轻松地创建模板,请阅读我的文章Gmail的技巧

20.告诉人们该期待什么

有时你无法回复电子邮件是因为你缺乏信息或时间。

有一种方法可以减少负罪感,减少对方对没有回应的焦虑:

发送一封快速设定期望的电子邮件。告诉对方你知道他们的邮件,并简要说明情况。

这里有一个例子:

“你好,简,谢谢你的邮件。我需要和我们的团队解决一些事情。我会在下午3点左右给你答复。”

通过这样做,他们会跟上进度,全面了解。

21.减少来往的邮件

要减少电子邮件的数量:

  • 要具体。一定要用标题提醒你的读者注意事情的紧迫性和时间线。例如“项目下周一截止”.这样,读者就知道这封邮件需要关注,因为截止日期到了
  • 开门见山。培养简洁的技巧。如果你只需要两个句子,不要写十个句子。一般来说,尽量在三句话以内回复每封邮件
  • 说明你将做什么。如果你没有时间做某项工作,就不要要求更多的时间。说“我现在有两个优先级很高的任务。我将在下周五前完成这件事。谢谢你的耐心。”
  • 应对语句:“可能是上午10点或11点,你觉得怎么样?”自信地说“上午10点”。
  • 问清楚的问题。远离开放式问题。相反,要非常清楚:“你需要我做什么才能让这个项目马上开始?”请尽快告诉我。”
  • 不要问不必要的问题。这就导致了后续回应。不要问“这对你有意义吗?”.说:“如果有什么不清楚的地方,请告诉我。”

22.养成良好的邮件礼仪

通过电子邮件沟通是一门艺术。你想要简洁,但也要传达你的信息。在一封电子邮件中,每一个字计数。

这里有六种方法可以达到你想要的效果:

  • 使它能扫描的。使用简短的段落和格式来确保人们阅读你的内容
  • 避免粘糊糊的单词。不要使用“我觉得”、“我不确定”或“也许”。此外,避免使用被动语态或任何会造成混淆和误解的副词
  • 知道自己想要什么。想想你发邮件的目的是什么。先用直白的语言概括一下。通过练习,这个大纲就是你的电子邮件
  • 大胆的重要。在一个多人的线程中需要一个特定的人的回复?把他们的名字和行动项目和时间线加粗
  • 保持小对话。只包括那些需要参与讨论的人
  • 转发行为规范。转发大量邮件链?在顶部添加一些要点作为快速总结。解释你发送邮件的原因以及你需要对方提供的行动项目

23.个人化(当电子邮件不是合适的媒介时)

电子邮件缺乏社交暗示。

信息的语气可以变化,可以根据读者的不同解读。积极的邮件被解读为中性的,而中性的邮件被解读为消极的。

这使得电子邮件成为以下情况的糟糕媒介:

  • 讨论的话题
  • 争议性问题
  • 谴责某人的行为
  • 决策
  • 复杂的规划
  • 其他受益于人际交往的活动

当你觉得电子邮件可能不是最好的沟通媒介时,得到个人

有时打电话或面对面交谈更容易。个人互动胜过任何一天的电子邮件。

做一些让你兴奋的事情

把电子邮件从你的生活中消除是不可能的。

使用这些提高电子邮件效率的最佳实践是赢得竞争的关键。控制技术,而不是让它控制你。

别误会我的意思。如果使用得当,可以使用电子邮件可以提高生产力。不幸的是,大多数人和公司并不是这样使用它的。

现在:

我们确实花了很多时间查看收件箱。原因是大多数时候我们做的不是让我们兴奋的事情。所以我们拖延。

如果你有一个大的目标,一些让你兴奋的事情,电子邮件就会成为次要的。那是因为你确实想要达到这个重要的目标。

所以,当你处理电子邮件时,问问自己:

“这能帮我实现目标吗?还是我只是在拖延时间?”

这个简单的问题可以帮助你把注意力从邮件转移到实现目标上。

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