如何计划你的一天:控制你的时间(举例)

如何计划你的一天并控制它

这是一种在学校或工作中没有人教过你的技能:如何计划你的一天

所以你要用你所知道的去做最好的。你四处奔走,试图完成任务清单上的每一件事。你的日子过得不受控制。

所以你试着赶上进度。

你加快速度,尽可能快地工作。所以现在你正在以两倍的速度失控,试图完成所有的任务。

停止。

不做计划只会让你走向失败。

但是,列出要做的事情的清单,并拼命地完成它们是不够的。它没有给你的生活安排或例程。“要做事情清单”不能帮助你集中注意力

你需要引入一个重要的元素:时间。

任务需要与时间相关.你必须弄清楚一项任务会完成,而且多长时间这需要时间。

这听起来很简单,事实也是如此。但它也很强大。想象一下,你知道今天要完成哪些任务?除此之外,还要处理电子邮件、跑腿、社交生活和更好的健康。

当你学会如何计划你的一天时,就会发生这样的事情。

正如史蒂芬·柯维在《高效能人士的七个习惯”:

“关键不是优先考虑日程表上的事情,而是去做安排优先级.”

要做到这一点,你必须实现每日计划程序

什么是时间阻塞?

计划你的一天时间阻塞
图片来源

时间阻止是一种方法结合任务管理和您的日历。你在一天中创造出“块”时间,并给他们分配任务让他们专注。每项任务都有自己的时间段,而不中断一切。

随着时间的堵塞,你的时间表被完全填满了。工作任务、社交活动和休息都是计划好的,有优先级的。

与其只是完成一长串的任务清单,时间阻塞让你计划你打算在一天内完成什么。它迫使你弄清楚如何支配你的时间。

这是更多的强大的和方式更多的富有成效的而不是无尽的任务清单。

如何?

因为它是积极的。你掌控了任务,而不是对外界的要求做出反应。它迫使优先级。它创造了组织。

听起来是不是很吓人?其实这很常见,也很简单。

如何手动计划你的一天:笔记本方法

最简单的开始时间阻塞的方法是Notebook方法。

开始的时候,你唯一需要的就是一个衬线笔记本。

第一步:准备笔记本

打开笔记本,在新的一页写上你要安排的日期。

每一页都应该对应一个单独的每日计划。

然后在左边,每隔一行写上你工作的一个小时。这意味着所有1小时的块都有2条高度线。

第二步:每一分钟都分配任务

要将一项任务分配到特定的时间,请在该时间间隔内创建一个块。将该块命名为您将要处理的任务。

是这样的:

如何计划你的一天

你应该安排一切,包括休息和思考的时间。把工作日的每一分钟都记录下来。

专家提示:当你需要做很多小任务的时候,使用一种叫做效率技巧的方法批处理.将任务分组到一个时间块中。这让你的时间表更容易理解。

第三步:在积木上加笔记

在每个街区的右边,离开笔记在这段时间里你到底想做什么。描述性越强越好。

例如:

而不是只命名一个块评估模型,你应该加上具体目标作为笔记。在这种情况下,有必要将审查内容划分为不同的标题。

这样做可以确保你不会忘记任何任务。此外,分解把你的项目分成更小、更容易管理的任务将帮助你更好地管理你的时间。

手动每日计划示例

如何安排你的日程

如何数字化规划你的一天:Txt文件

如果你更喜欢数字计划,txt文件方法是一个很好的选择。不再需要多本笔记本,你可以在一个文本文件中规划你的一天。

要编辑文本文件,Windows用户有记事本,Mac用户有免费的TextEdit。对于这个数字时间表来说,两者都足够了。

计划一天的步骤与纸上方法非常相似。

第一步:准备Txt文件

一旦你准备好了第二天的计划,打开你的txt文件,把日期放在底部。

然后,把一天分成几个时间段。尽量保持它们的大小一致。

作为一个经验法则,使用一个小时的积木。

第二步:每一分钟都分配任务

给每个区块分配一组任务。

例如:

  • 为营销团队创建新的数据库

同样,你不应该有一段时间不明原因。不要忘记在你的时间表中增加休息时间。

第三步:在积木上加笔记

和纸上方法一样,你应该添加关于每个任务的信息。

如果你清楚地知道自己想要完成什么任务,那么你就会更容易转移任务。

(额外步骤)为你的时间块提供背景

养成的一个好习惯就是为每个块添加上下文在你的一天中。

例如:

当你要开会的时候,把与会者的名字和要点添加到你的日程中。

是这样的:

  • 11:00-Team会议
    • 参与人员:销售团队(Karla除外)
    • 在实现每月目标方面遇到的问题——老板“非常”不高兴
    • #idea找到新的电子商务商店与XYZ网站

同样的,记录问题和你的项目以及你如何解决它们。

例如:

  • 为营销团队创建新的数据库
    • 除了Y列没有格式化外,其他操作都很顺利
    • 问题出在新服务器的配置上

然后,通过搜索,你可以浏览每条评论,并在几秒钟内找到你想要的东西。

数字日常计划示例

数字日常计划示例

你应该什么时候计划你的一天?

当你计划你的工作日也是一个重要的问题。完成每一个项目和你的承诺都需要时间,你不能着急。

最简单的方法是在日常生活中养成计划的习惯

计划一天最好的3个时间是:

  1. 工作日结束
  2. 在晚上
  3. 当你到达办公室的时候

1.结束一天的工作

你的精力很低,但你仍然在工作模式下结束了一天的工作。这使得切换到计划更容易,而不会浪费时间。除此之外,直到第二天早上你才需要考虑工作

这个时间表的主要问题是下班后的承诺。如果你下班后的时间很紧,就很难制定一个好的日常计划。

此外,如果晚上或早上发生了一些事情,你可能需要修改你的时间表。

就我个人而言,我更喜欢在这个时间框架内计划我的每一天。我喜欢在结束一天的工作之前把所有的事情都整理好。

优点

  • 更容易过渡到计划模式
  • 提早下班

缺点

  • 下班后的事情很难处理
  • 最不适应不确定性

2.在晚上

你需要时间来制定良好的日常计划,而对许多人来说,只有晚上才有时间。

此外,在工作日结束时,你并不总是有信息来制定时间表。当这种情况发生时,最好的策略是等待,并在晚上计划第二天的工作。

然而,这会把关机推到晚上吗.如果你不能轻松地从工作中解脱出来,这个时间框架可能不适合你。

优点

  • 没有时间的约束
  • 关于第二天承诺的更多信息

缺点

  • 推迟关闭工作
  • 让你远离家庭和爱好

3.当你到达办公室

这个时间框架是最好的时间表不确定的工作.如果你只知道你在早上的优先事项,这就是你的时间表。

对于其他人来说,这就不太管用了。它创建一个不必要的能量消耗在每一天的开始。

此外,它从高效的工作时间中抽出时间你的一天。你可以用这些时间来完成深入的工作

总而言之,大多数人选择其他时间框架会过得更好。

优点

  • 最能适应不确定性

缺点

  • 工作之初的能量消耗很大
  • 从高效的工作时间中抽出时间

为什么大多数人放弃日常计划(以及如何解决)

如果你不熟悉日常计划和时间划分,那么向这些方法过渡并不容易。

和其他技能一样,计划你的一天需要时间去学习。

以下是你在计划日常生活时最常见的问题:

  1. 错误地估计每项任务所需的时间
  2. 不确定的责任会打乱你的时间表
  3. 跟踪每个时间块的开始和结束

要想成功地制定日常计划,你必须这样做在这些问题出现之前就把它们处理掉

1.错误的估计

如何解决:

  • 缓冲时间
  • 有条件的时间块

每日计划的最大挑战之一是估计每项任务的时间。人们往往低估了所需的时间.这导致了他们的日程安排带来的不必要的压力。

一个简单的解决办法是为每项任务增加额外的时间什么叫做“缓冲”时间。

例如:

如果你觉得写一篇文章需要一个小时,那就把它分成90分钟。

你可能需要一些额外的时间来完成这个项目。如果没有,那就花点时间放松一下,或者处理一些小问题,直到你的下一个时间块。

另一个技巧是使用“条件块”。

它们和其他方块一样占据一个时间段,但是他们的目的不一致

例如:

你可以计划一个1小时的固定时间来写这篇文章,然后再增加一个30分钟的有条件的固定时间。这个区块要么用来写作,要么用来收发电子邮件。

如果需要的话,你可以多花点时间来完成这篇文章。如果你在一个小时内完成,你已经有一个功能分配给块。

2.不确定的责任会打乱你的时间表

如何解决:

  • 用额外的时间块来赶上出现的工作
  • 重组计划

大多数工作都有不确定性。你不可能预见到某一天你需要做的所有事情。

但与其对不确定性做出反应,不如试着安排它。创建时间阻碍了对问题做出反应在整个一天。

例如:

您知道问题通常发生在早晨更新数据库的时候。与其把这些时间用在项目上,不如让他们去解决问题。

规划一个灵活的时间会让你更灵活。如果你觉得自己被日常计划所束缚,那就安排更多的反应时间块。

第二种策略是根据需要多次重新安排你的一天.当一个问题出现,破坏了你现在的计划,不要进入自动驾驶。

相反,花下一个空闲的时间重新安排这一天剩下的时间。回顾一下你所有的任务,看看哪些可以放弃。然后,根据你的时间限制,把剩下的任务分成新的任务块。

日常计划的目标是将你的努力集中在重要的事情上.在一天的中午重新安排可以确保你不会忽略这一点。

3.掌握时间

如何解决

  • 改变你的方法
  • 简化你的时间块

在某一天感到失落是正常的。和其他习惯一样,遵循每日计划需要时间来调整。

但如果你忘记了每天的日程安排,你可能做错了两件事。

首先,你选择了不适合你的方法

例如:

您可能喜欢txt文件方法,但您需要随时访问您的计算机。如果这对你来说是不可能的,考虑切换到笔记本的方法。

同样地,如果你每天都把笔记本忘在家里,数字方法可能是答案。

第二,你的日程表上有太多的时间块

当你增加时间块时,你的日常计划就会变得更加困难。不要为每一个小任务创建一个区块,尝试一下他们分组向上形成一个大块。

例如:

把较小的任务分成2小时的管理块。利用这段时间回复邮件,整理文件,更新电子表格。

一天结束的时候会发生什么?

你可以从你的日常计划中提取价值,即使是在工作日结束后。你的日程表包含了大量关于你如何工作的数据.采纳他们的见解,改善你的日常工作。

你可以从实施日常评论

不要在一天结束后就放弃你的计划。花额外的5分钟寻找当天发生的安排错误。

寻找:

  • 时间块长度:是否有需要更多时间的任务?
  • 安排的灵活性:我的日常计划在任何方面约束了我吗?
  • 重调度次数:我需要重新安排多少次?

跟踪这些将使您意识到计划中的问题。采用之前列出的一些解决方案,并改进以下计划。

此外,把你的日常计划和分析他们在一个每周回顾

回顾一周的每一天对发现你的时间都花在哪里是至关重要的。

利用这些知识来制定能更好地反映你工作方式的每周目标。

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