终极个人管理系统

管理系统
了解我的人会指出我是一个组织狂。我把衬衫按颜色和图案分开。 自豪地 我的收件箱为零,但有一千多封未读邮件给同事。
我的“秘密”是什么?
我称之为个人管理系统。这些都是确保一切都完成所需任务的框架
人们在日常生活中使用管理系统,甚至没有注意到。
一个最好的例子就是购物清单,这样你就不会忘记在超市买什么了。一些使用应用程序 具体地说 为了那个目的,而其他人更喜欢 纸和笔。
每个人都想要一样的东西 输出: 记得在超市买什么。 然而 ,不同的人用的不同 系统 为了实现这个目标。
系统的存在有很多原因。他们可以节省:
  • 时间:流水线,每年为公司节省数百万小时
  • 金钱:银行不再向客户寄信,而是在网上发布声明
  • 努力:闹钟,它能减轻你的压力 不小心 睡过头了
有时系统可以涵盖不止一个优点。Evernote为你节省了时间和精力。你记下了笔记,准备出发了。 当你搜索一个特定的笔记时,你会立即找到它(如果你在组织Evernote的话)正确的方式
一个完美的系统将涵盖所有这三个问题,因为它解决了三个问题。 然而 在美国,大多数系统都能解决一两个原因(这完全没问题)。
看看你每天在个人生活中重复做的事情。例如:起床,穿衣服,洗澡,步行/开车上班/上学。您可以通过使用一个系统来优化它们。事实上,你 可能 已经这样做了,例如,经常寻找一条更快的路线开车去上班。
你可能没有意识到其中的一些系统,但它们确实存在。我做了整整一周的笔记,发现我每天甚至一天几次重复做的事情。
第一步是了解你每天重复的任务是什么。然后看看你有哪些现成的系统,哪些可以 被优化
要问自己的第一个问题是:我需要一个系统吗?
让我们把“是”的答案集中在这个问题上。以下是我每次建立防故障管理系统的方法。

如何建立管理体系

管理系统
您已经完成了评估管理系统需求的第一步。太棒了!现在是时候制定基本规则了。
生产力俱乐部的第一条规则是什么?你的系统必须模仿你大脑搜索的方式而不是设置一个你必须学习的新任务。这消除了将来继续应用您的系统的阻力。
例如:
当决定穿什么衣服时,大脑的默认动作是穿衣服 相应的 天气。它记得当你觉得冷的时候,因为你决定穿t恤而不是毛衣。向外面看会告诉你的大脑天气,帮助它做出穿什么衣服的决定。
把衣服按类型分类是有道理的。除以:t恤,polo衫,衬衫,毛衣和夹克。将所有内容按类型耦合在一起意味着你唯一的决定就是颜色。
因为大脑也有时尚感,所以你可以用来搭配红裤子的颜色是有限的。这就是为什么把衣服按颜色分类是有意义的。
这可以确保你最终只决定了几件衣服,而不是你的整个衣柜。
相同的想法 应用 任何生产力系统。按照你大脑的工作方式来设置它就可以了易于采用,适应和长期使用。
您不希望花时间考虑一个系统,并设置它只为了停止使用它。或者——更糟的是——让你这么做 额外的 每一次的步骤。
生产力系统的核心必须检查三个要点:
1.容易搜索
你必须能够在5秒内找到你要找的东西。
不管它是一个数字系统——在印象笔记中组织笔记——还是一个物理系统——组织电影收藏 .你必须能够快速找到你想要的东西。
换句话说:围绕你的系统的整个结构必须帮助你更有效率。
2.最小的设置
您希望能够一劳永逸地快速建立您的管理系统。
你创建一个系统的唯一原因是让你的生活更简单,而不是更复杂。不要试图想出一个“完美的系统”,因为它在使用和设置上都非常复杂。
有时候,系统越简单,效率就越高。 少即是多不要把事情弄得太复杂。
3.易于维护
设置好系统后,你会不断往里面添加东西——无论是衣服、笔记还是电子邮件。
这意味着您将通过向系统输入更多内容来影响系统。拥有一个易于维护的系统将确保它始终保持有序。
遵循“两个动作”的规则:如果需要两个以上的动作才能完成一件事,那你就做错了。
数字生活吗?同样的规则,不同的命名:“两次点击”。如果你正在寻找一本特定的电子书,你必须翻遍一个又一个文件夹才能找到它,那么这个系统就是个坏系统。
文件夹不是大脑工作的方式。大脑的工作方式是思考并找到某样东西。您应该能够立即进入您的文档文件夹并搜索它。组织不应该依赖于文件夹,而应该依赖于实际文档的名称。
遵循这三条规则,这个系统将简化你的生活(而不是复杂化)
我们已经涵盖了任何管理系统的要点。现在是时候从更深层次上考虑您的系统了。
下面是你要问自己的问题:
我想要解决的主要问题是什么?
我们常常忽略了创建一个系统的原因:我们自己 只是 想要 组织 为了它。
这是 正常情况下 人们的困惑 所有的 他们突然想在生活中采用极简主义 .他们为了拥有更少的东西而想拥有更少的东西。他们“加入邪教”是因为这很酷,因为每个人都在做,因为这是时尚,因为近藤这样说的。
这些人中的大多数会在几个月或几年后拿回他们的东西。极简主义的生活方式 只是 “阶段”。现在东西又变酷了,他们又可以自由地购买和拥有东西了。愿世界欢乐!
我不是一个极简主义者,但我努力生活极简生活.主要原因不是我不喜欢拥有东西。其实我喜欢拥有东西,只要它能给我带来快乐。 我觉得 拥有的更少会让我有更多的思考,用更少的钱做更多的事。我叫它学会了极简主义
要写博客,你只需要一台电脑:我用Evernote和谷歌Docs写我所有的文章,它运行得很好。我不需要花哨的软件来做我现在就能做的事情。
例如,同样的逻辑也适用于减肥。他们不是在试图解决问题,而是在解决问题 只是 试图减肥以符合社会规范。这就是为什么大多数人在减肥后不久就能保持原来的体重。动机是错误的。
几年前我决定减肥。因为大学生活,我有点超重,睡眠不好,吃垃圾食品,喝很多啤酒。我的主要动机是为了更健康、更敏锐地完成我的工作,自我感觉更好,增强我的信心。
很明显, 我不介意看起来更帅,也不介意练出腹肌。
然而 如果是我做的 只是 为了在海滩上看起来漂亮,那就可能是出于错误的原因。今天,我仍然每天遵循一个小的例行程序,让我保持敏锐和良好的身材。我没有恢复体重,因为我仍然想实现这个目标, 不断
这让我想到了最初的问题:你想要解决什么痛苦?
这可以是花更少的钱或不忘记东西,更快地做决定(或根本不做决定) .无论它是什么,确保你知道它:你将围绕它构建你的系统。
痛苦越大,你就越会使用你的系统。 希望 在某种程度上,它会的用快乐代替痛苦

建立你的最低可行的系统(MVS)

既然我们已经完成了基础工作,现在是时候开始考虑系统的体系结构了
这包括考虑您将要实施的等级制度。你需要多少层?你需要多少行动才能达到事物的更深层次?
我怎么强调都不为过:越简单越好!
构建一个更简单的系统意味着您将完美地涵盖三个主要规则。它将更容易搜索,最小的设置将是必要的,并将快速维护。
组织是 正常情况下 把信息分割到最细微的细节。
例如:
人设置 多个 邮件中的过滤器和文件夹,以分离各种邮件。这让他们感觉富有成效,同时让每件事都“有条理”。
这远非理想。
简化系统将使您的生活更简单。
我只有一个简讯文件夹。这意味着我订阅的所有网站都将终止 被过滤 到同一个文件夹。
为什么这很重要?
它允许我批量处理它们,并在几分钟内浏览它们。这比直接通过简单多了 多个 要读取的文件夹和过滤器 所有的 他们。
搜索也更简单。如果我正在搜索一份时事通讯,我只能在该文件夹内搜索。
我用了几个过滤器,用了不到5分钟就把所有东西设置好了。如果我订阅了一份新的通讯 简单的 在过滤器中包含新地址(少于10秒)。
我有其他文件夹的家人,朋友和我的每个项目。
同样的原则 被应用 你的系统。首先考虑你可以按类型加入什么,以及你需要创建多大的群组。
你甚至可以在一张纸上完成最初的架构,或者如果你想要更有趣一点,使用线框应用,如Lucid Chart of Balsamiq(也可以用油漆!)
这个问题在数字化组织中更为常见。 空间的限制我们 正常情况下 因为有几乎无限的空间,离线是罕见的在线吗
用不同的抽屉放不同颜色的袜子会很奇怪。一个是黑色袜子,另一个是蓝色袜子,以此类推。这是不可能发生的:太空 是有限的
这使得我们更容易忘乎所以,创建数百个文件夹或操作,而实际上我们只需要几个。
最后,如果你要设置一个系统 使用 比你多的人,那你就得让别人更容易学会
构建一个复杂的系统很容易让人忘乎所以。 然而 你会发现除了你自己,没有人在使用它(提示:这种情况在公司里经常发生)。
例如:
如果你正在构建一个新的社交媒体发帖系统,确保你能在十分钟内解释它是如何工作的。和 做好准备 在得到团队的反馈后做一些调整。
接受批评:有时我们太接近问题了,看不到更容易的解决方案。
在非常极端的情况下,我想说,你应该总是有外部来源来审查你的系统,无论是个人系统还是其他系统
你会 感到惊讶 他们会指出缺点。

第一次清理

您已经决定了我们系统的架构。Yipee !让我们开始对将成为它一部分的所有现有项进行第一次清理。
所有的物品都将成为你系统的一部分 组织 相应的
例如:
假设你想在iTunes上组织你的音乐。 把所有的音乐都加进去是有道理的 分散 把你的电脑/云/外部存储融入进去吧 .这将确保你可以在一个地方找到所有的音乐。
为了让生活更轻松,开始看到快速的进展——特别是如果你有成千上万的项目——分批处理 .遵循80/20规则把前20%的时间集中在80%的事情上。
专注于你能批量处理的所有事情。您希望找到可以存档或删除的内容。
在音乐的例子中,这可能意味着你不再听的音乐。这是快速 只是 删除它在一个滑动,留下你的时间集中在重要的艺术家,你目前喜欢。
很多人在不得不从他们的生活中删除一些东西的时候都会踌躇不前。他们害怕自己以后会需要它,对于实物来说尤其如此。在这一点上相信我:你不会的。完成它,整理你的生活。
在完成大部分工作之后,你可以把精力集中在真正重要的事情上
例如:
在整理Pocket时,我删除了几乎所有与播客、书籍、音乐或应用推荐相关的内容 .我都懒得打开书签,我 只是 直接删掉了。我保存的唯一链接来自我欣赏的人的推荐。这些链接不到1%,所以我在一个小时内删除了40%的Pocket链接。
很容易想到我需要这些资源。事实是,我从来懒得打开它们,每当我想要一封新的推荐信时,我就会拿着它。它们没有占据任何空间——可以这么说——但它们是我 真正的 想要节省。
在那之后,我确定了主要的新闻网站,删除了几乎所有的东西。 终于,我知道我要去哪些网站了 大多数 可能会保存到Evernote以备以后参考,所以我也处理了这些
在那之后,我的Pocket链接还剩下20%左右,那时我开始打开并阅读它。然后我将决定只执行两个操作:使用标记存档或删除。
“诀窍”是先专注于80%的任务。对你的物品做同样的处理。
一个建议:不要因为过去的项目而使你的系统变得更加复杂。一两个修改可能就可以了,但如果修改更多,就需要重新审视系统的体系结构了。
第一个清理可以是精神上的和 身体上的 消耗,取决于你拥有的物品数量 .但从第一天开始就保持井井有条是必要的。
到目前为止,我们一直在努力纠正过去。现在是时候展望未来并进入最后一步了:使用并保持您的系统向前发展。

保持系统有序

设置一个新系统后的主要错误是忘记如何继续使用它。
你让它变得更复杂添加图层,复杂的搜索,不处理传入的条目
例如:
在Gmail中设置更多的过滤器,因为您现在有一种新的电子邮件需要发送到不同的地方。大多数情况下,你可以把它插入一个已经过滤过的标签。
您希望使您的系统更简单,而不是更复杂。因此,您应该致力于删除过滤器,而不是添加它们。
如果你已经走到这一步了 正式 一个效率书呆子:欢迎加入我们的俱乐部!
这篇文章如果不提供一些生产力系统的例子就不完整
希望 ,它们会激励你开始整理你的生活,变得更有条理

生产力系统的例子

这里有一些提高效率的方法可以作为灵感。
电子邮件至收件箱零
啊,电子邮件,21世纪的企业之恶。在例子中我只能从电子邮件开始。
我把收件箱里的标签整理得屈指可数 多个 以两列方式查看。这让我的邮件变成了GTD Gmail收件箱。
任何没有被过滤的邮件都会进入我的收件箱。 这确保了所有重要的邮件总是在最上面,而不是 被凌乱 与促销信息 每当我收到一封电子邮件,我只有三个动作:回复、存档或删除
加上几个Gmail的技巧你可以根据自己的喜好调整这个系统。
一切都是笔记
我每天都有很多想法——有些好,有些坏,还有很多很糟糕。我也在网上阅读很多东西,有时会找到我想保存的好东西。我管理着很多项目,所以我必须保持条理,快速找到我所有的博客文章和想法。
我用Evernote 所有的 以上三件事,还有更多。
它是我生活中最重要的应用程序,也是为数不多的我愿意为升级付费的应用程序之一。几乎所有经过我大脑的东西都进入了它。 我有书籍摘要,我喜欢的语录,新项目的想法,购物清单,我正在进行的项目的最新进展,餐厅报告,等等
我保持组织简单:所有的东西都到达我的收件箱,然后被分类到笔记本或垃圾桶 收件箱也是我默认的截屏笔记本。
我有三个不同的栈:个人、项目和工作。 很容易理解每一个指的是什么,但我也尽量把每个堆栈中的笔记本保持在最小的数量 这意味着使用更广泛的类别 不同的音符 本质上 相同的类型
例如:
我的笔记本“想法”包含了我可以开始的新项目,博客文章的内容,以及我从网上找到的灵感 它们是不同类型的想法,但呆在笔记本里可以帮助我知道当我搜索时:如果这是我的一个想法,它肯定在笔记本里
知道我要在哪个笔记本里搜索可以确保我快速找到东西,因为我只在那个特定的笔记本里搜索
很多人喜欢添加笔记本堆栈和标签,使搜索更高级,并找到他们正在寻找的一个笔记 但就目前而言,这个系统的搜索和维护非常简单(标记需要时间),而且对于我所拥有的笔记数量来说效果很好
记住:少即是多。
永远知道该穿什么
在这篇文章中,我有所触动 短暂的 我如何整理我的衣服
目前,所有的卫衣、衬衫、polo衫和t恤都按顺序挂在衣架上。那里也有足够的空间放裤子。然后我有一个小抽屉梳妆台,用来放内衣、袜子、毛衣和运动服。
一切 除以 分类——卫衣、衬衫等——然后按颜色分类——从黑到白——在这个分类里 .我 简单的 问两个问题:有多冷?我的裤子是什么颜色?
第一个是我的分类-冷的衬衫或热的t恤或马球-第二个是匹配的颜色。先选裤子,我有更多的选择来搭配 大大 上半身多于裤子)。
这个系统让我在早上找到我想穿的衣服变得超级简单。
每次修改系统的体系结构时,我都试图通过删除层或删除操作来简化它
然而 ,我 完全 意识到去掉大部分颜色会更有效率,甚至会有重复的衣服
我不怕承认自己爱慕虚荣,喜欢打扮 不同的 每天都穿同样的衣服有点极端 .但谁知道呢, 我可能会 尝试一个月,看看会发生什么。
跟踪费用
一个大的。你可以用笔和纸、在线工具、查看你的银行对账单或使用理财应用程序来完成。
同样,这并不需要比它需要的更复杂。
我使用一个简单的电子表格。每个周末我都填上以下几个字段:多少钱,什么时候,什么东西,什么类型,是否易变质。
下面是我输入的每个部分:
  • 多少:费用的实际价值
  • 当:的日期 购买
  • 什么:费用:某一类别内的具体费用
  • 什么类型:指类别,如健康或食品
  • 易腐与否: 简单的 追踪我是否只买易腐食品(30天挑战的一部分)
诀窍是不要有太多的分类, 只是 足够让你知道你把钱花在哪里了。
我不区分喝酒、去俱乐部、卡拉ok或去看电影。这些都在“娱乐”项下。如果我在一个月的任何类别中看到一个很大的数字,那么我就可以深入一个层次——到“什么”——看到主要的支出。
我把“食物”和“外出就餐”分开,因为我想了解一下我在外出就餐时花了多少钱。我牺牲了多创建一个类别,以查看特定类型的支出。
然而 这是例外,不是规律。不要试图在您的系统中设置很多例外。
通过检查收据和网上银行对账单,我花了不到10分钟。

结束

哦,读得真长。
我很高兴你走了这么远,现在准备把一个系统到位。
记住构建一个伟大系统的黄金法则:
  • 搜索: 在5秒或更短的时间内找到任何东西
  • 易于设置: 系统越简单,设置起来就越容易;目标是不超过一个小时
  • 易于维护: 不要在做的过程中增加复杂性,而是尝试去除层次
当你第一次设置你的系统时,你将需要处理所有的事情 这意味着对系统中的所有项进行分类和填充。
最简单的方法是遵循80/20规则把20%的努力用在80%的事情上这样你就为需要你关注的事情扫清了道路。这是20%的项目 真的 重要的。
从处理较大的项目开始。然后分批处理剩下的将它们分组到相关的类别中当你处理它们的时候。
最后,阅读我实施的一些系统,以获得如何开始组织你的生活并更有效率的灵感
让我知道你已经实施的系统,给我发邮件。我将非常高兴地审查和建议替代更简单的方法。
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