帕金森定律:减少工作量,完成任务的4步指南

帕金森定律

帕金森氏定律——一个关于效率低下的官僚主义的谚语——与你的生产力有什么关系?

答案会让你大吃一惊。

生产力是关于简化工作方式让事情做得更快,做得更好。通过这样做,你将有更多的时间玩,休息和做你爱的东西

它是关于工作更聪明,而不是更辛苦。

我们每天都有24小时。这是你如何利用这些时间这定义了你的工作。

你不能储存时间,不能借用时间,也不能保存时间以备以后使用。你只能决定把时间花在更有价值的事情上,而不是低价值的事情上。

但如果我告诉你你可以呢通过改变一个变量来缩短你的工作时间?

这是可能的帕金森定律的力量

想要专注于重要的事情,完成更多的工作,提高你的效率?

运用由帕金森定律启发的四步系统,在更短的时间内创造更多。

什么是帕金森定律?

帕金森定律是一个诞生于1955年的概念,用来反映一个简单的事实:

"工作的扩大是为了填满完成工作的时间"

你花在一个项目上的时间与输出没有直接关系.相反,最重要的完成时间因素是最后期限

例如:

你收到老板的电子邮件,要求你在两周后提交一份报告。要完成报告,你需要:

  • 研究这个话题
  • 写报告
  • 使演讲

知道每一步需要多少工作量后,你制定了一个计划:用第一周做研究,第二周做报告和演示。

一切都按计划进行,你的报告得到了老板的高度赞扬。

但如果报告是在这周结束前提交的,会发生什么呢?还是两天后?

你还是有可能按时完成报告的。这并不容易,但你可以及时完成。

如何?

通过减少不必要的工作.更短的期限迫使你这样做专注于能带来80%结果的20%的任务

当你有更多的时间,你会花它。

你可能只需要读5篇文章,却读了20篇。当你只需要前3种方法时,你可能会寻找10种不同的方法来解决一个问题。或者更糟的是,你可能会创建一个电子表格来跟踪你的“效率”。

这是帕金森定律在起作用。

如何利用帕金森定律?

帕金森定律-如何运用帕金森定律

“我不需要时间,我需要一个期限。——艾灵顿公爵

被生产所有的时间都是艰难的。

如果没有考虑到项目的结束,就很容易拖延和做没有成效的工作。

但当我第一次读到帕金森定律时,我恍然大悟。我开始不再把最后期限视为敌人,而是将其视为提高效率的必要工具。

我开始用更小、更短的期限来挑战自己。

为什么它会起作用?

时间的限制会让你专注于真正重要的事情。它迫使你分析你的时间表,放弃那些不能改变现状的事情。

例如:

现在我录制视频的时间排得很紧,我经常录制一次几.但一开始,我很难录制一个视频。我一遍又一遍地记录同样的台词,即使它们已经足够好了。

额外的努力有回报吗?

不,当然不是。每个视频都要花两倍的时间来制作,结果也不见得更好。

我用帕金森定律解决了这个问题。我开始用严格的截止日期来强迫自己继续前进。额外的时间压力让我更加意识到浪费时间

因此,我可以每周在创作时发布视频很酷的产品还有管理这个博客。

这就是帕金森定律的力量。

但要注意:

不要以帕金森定律为借口设定无法完成的最后期限。

你需要时间来发展你的想法并执行它们。

设定不切实际的目标只会让你失去动力,导致更糟糕的结果。

要想从较短的截止日期中获得所有好处,而又没有缺点,请遵循下面这个简单的4步指南。

第一步:记录每天的时间

计划你的工作最重要的部分之一是决定一项任务需要多少时间

更有可能的是,这就是为什么你把最后期限定得太遥远的主要原因。你分配了太多的时间,因为你不知道每个部分真正需要多少时间。

例如:

你“知道”你可以在1周内实现一个新特性。但是你到底花了多少时间在编程上呢?你在测试上花了多少时间?

这是创造更好的截止日期的关键信息。你可能只需要20个小时不受干扰地集中注意力,而你只需要3天就可以做到。

解决方案?

您需要从创建一个时间日志你的天。

时间日志是一种记录你在每项任务上花了多少时间的文档。

主要有两种方法:

  1. 使用时间追踪应用程序。有很多应用程序可供选择。测试几种,看看哪种最适合你
  2. 手工做。在你的电脑上设置每小时的计时器,每次它响起的时候都写下你在过去的一个小时里做了什么

这个练习会让你了解完成特定任务需要多少时间。

有了更好的工作信息,更好的就会成为你的截止日期。

作为奖励,你会的很少拖延当你记录时间的时候。

但知道你需要多少时间是一回事。为了缩小你的工作,你需要确切地知道要做什么。

步骤2:概述项目目标

帕金森定律——设定项目目标

对一个项目缺乏清晰的愿景是一个杀手。

没有愿景,你要么什么都不做,要么你会花很长时间来完成这个项目。

你需要对你想要做什么有一个清晰的轮廓,这样你才能弄清楚你应该做什么。最重要的是,你不应该做什么。

事实是:

当你面对不确定性时,你倾向于设定更长的期限.你给自己一个月的时间来完成这个项目,而不是一周。

你知道接下来会发生什么。前三周你什么都不做,最后一周你做所有的工作。?

你可以通过概述项目目标

要定义它们,找出你(或你的老板)会满意的最简单的输出。

质疑你的每一个假设。

反复问自己:我真的需要做这个任务来完成我的项目吗?

这个问题可以帮助你排除不必要的工作。

例如:

假设你正在写一份市场报告。你可以探索很多话题,但是什么是最重要的?如果你只是把它写下来,你的客户还会满意吗?

很有可能,他们会的。这种心态上的小小改变将为你节省大量的研究和写作时间。

营销人员称之为最小可行产品或MVP.这是一款具有足够特性的产品,可供客户使用。不多不少。

这就是你应该在项目大纲中寻找的东西。

向您的项目添加特性是很有诱惑力的.但到了最后,你最好把精力集中在那些能改变现状的事情上。

第三步:优先安排任务

为了缩小你的作品,你需要合理利用时间.即使在简单的项目中,你也可以如果你不能正确地划分优先级,会浪费很多时间。

例如:

要写报告,你首先要做研究。但是你应该首先研究什么呢?哪些出版物是你必须读的?会持续多久?

也许你读了10本刊物,最后发现3本就足够了。

在这个例子中,优先排序你的研究权利将为你节省至少2个小时。如果你每年要做20份报告,那么你只需要把一件事的优先级排对,就可以省下整整一周的时间。

在更复杂的项目中,对优先级的需求增加了。这是因为浪费时间的可能性也会增加。

但是应该如何选择优先级呢?

你需要对任务进行优先排序,这样可以让后续的任务更容易完成

你需要回答的问题是:

我能做的一件事是什么,通过这样做,其他一切都将变得更容易或不必要?

一旦你找到了答案,就把这个任务记录下来,然后进入下一个任务。一直这样做,直到你完成了项目的所有重要任务。

你应该以这样一个有编号的列表结束:

  1. 阅读最新一期的X、Y、Z出版物
  2. 计划报告的每一部分
  3. 写报告的主体部分
  4. 写引言和结论
  5. 添加数据
  6. 编辑报告
  7. 总结报告和关键数据
  8. 使演讲

专家提示:如果一项任务很重要,但它确实很重要这不是很好地利用你的时间,考虑委托他人.向团队成员寻求帮助,或者找一个自由职业者来做这项工作。

第四步:设置时间轴

帕金森定律-时间轴

最后一步是创建一个可执行的计划——atimeline

在这条时间线上,你将定义:

  1. 什么每项任务会做什么
  2. 将完成每一项任务
  3. 通过每个任务都能完成吗

您已经在前面的步骤中定义了前两个。唯一缺少的变量是的最后期限

要想制定一个好的截止日期,可以看看你在时间日志第一步中的见解.利用时间估算来设定截止日期,这足以让你保持专注。

例如:

一个需要花费一天时间的任务应该有一个相应的截止日期。不要仅仅因为这周你有空就增加额外的时间.期限越长,你浪费在无效工作上的时间就越多。

注意,你的项目越长,你需要的截止日期就越多。

到现在为止,你已经意识到了期限过长的危险。如果你依赖每月的截止日期,你的项目就会落后于计划。

因此,当你有超过一周的最后期限时,试着进一步分解它们。

记住:

如果你没有截止日期,你的工作效率就会下降。

确保如果项目的截止日期不是很快就要到了,那么某个任务的截止日期就要到了。

开始计划你的每一天

帕金森定律揭示了时间管理不善的危险。

设定一个足够长的截止日期,你就会亲眼看到自己的时间被浪费了。合理分配你的时间,你会看到很好的结果。

说到时间管理习惯,没有比这更好的了规划你的日子提前。

当你在工作的时候,你的日程表很容易被一些肤浅的工作填满,比如邮件和会议。你的日程表上有一些空闲时间,你可以花点时间看邮件,对吗?

现在的问题是你永远不会真正“自由”。你总是在放弃一些东西。

你可以把额外的一小时花在你的项目上或和你的家人在一起。

如果你不考虑你可能要做的事情,你就无法优先考虑真正重要的事情。

这就是计划你的每一天会有帮助的地方。通过计划你一天的每一分钟,你可以精确地计划你需要做什么。

你不需要在白天找时间做你的工作。最重要的都在你的计划中。

这能让你保持专注和无压力,这都是一个简单的5分钟习惯。

通过事先安排好个人活动,你会成功的多花点时间考虑一下.你会首先开始计划重要的工作,而不是试图把它融入你的日常工作中。

很快你就会发现,自己拥有的时间比想象的要多。

在facebook上分享
脸谱网
在twitter上分享
推特
分享在linkedin
LinkedIn

相关文章

你好,我是丹。

我在每周一分享关于生产力的想法我的通讯

策略、技巧和技巧工作更聪明通过一封简短的电子邮件。

19 k生产力极客们读了它。我希望你能加入。

你的东西

只有通讯我赞同这个观点其实我很期待

每周的时事通讯

你好,我是丹。

我在每周一分享关于生产力的想法我的通讯

策略、技巧和技巧工作更聪明通过一封简短的电子邮件。

19 k生产力极客们读了它。我希望你能加入。

你的东西

只有通讯我赞同这个观点其实我很期待

每周的时事通讯